您好、欢迎来到现金彩票网!
当前位置:棋牌游戏 > 文件控制 >

文件控制的文件控制程序举例

发布时间:2019-06-27 02:12 来源:未知 编辑:admin

  公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

  1、对收到的各级各类外来的公司文件,由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管;总经理的收文,由公司总经理办公室签收;公司领导的亲自收件,一律交收件人亲自处理;

  2、对公司的收文要进行详细登记《来文处理笺》,主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。

  3、对需要办理的公文,由公司总经理办填写《来文处理笺》,由办公室主任提出意见后,送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作,要求各部门均实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应做到件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

  4、对只需阅知的公文,由公司总经理办填写《来文处理笺》,送总经理、副总经理及有关人员阅知;

  5、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;

  6、总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准,统一编号,装订成册,分发至相关部门使用;

  7、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕,个人不得私自保存应当存档的公文;

  8、没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由总经理办档案部门定期销毁。

  1、对以公司名义外发的文件,由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容:是否符合党和政府的方针、政策;是否符合文字规范;是否符合公文格式;提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;涉及其它部门、地区的问题是否协调一致;审批手续是否符合要求;文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂,文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号,文字是否规范,文中有无错漏等。

  2、审修后的文件,由公司总经理办填写发文处理笺,经公司总经理办主任审核后,送总经理签发。

  3、文件经总经理签发后,由公司总经理办文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档(一般存两份)。

  4、文件打印要按公文格式进行,文件的字数多少要和纸幅大小相应,尽量避免末页无正文的现象,如出现这种情况,应在末页注明“此页无正文”字样。

  7、印刷文件需认真校对,重要文件应实行复核甚至三校,以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文,印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等,应盖上校对专用章; (一)档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容;

  (二)档案资料管理由总经理办指定专人负责,编制《档案资料管理规定》,报总经理办主任批准执行;

  (三)凡已办理完毕的,并具有保存价值的文书材料(包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等),均应作为档案保存;

  (四)立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点,应作为永久保存,上级及相关业务部门来文可作为长期保存;

  (五)凡属归档的文件材料,承办人应负责收集完整后交档案专管人员,归档文件材料底稿必须清晰、齐全完整,并符合公文格式,忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件;

  (八)销毁文件要进行登记,要有专人监督,保证不漏销,不丢失,不泄密。秘密级以上文件,不准作废品出售,一律集中销毁处理。 (一)文件的保存

  1、对企业立卷归档的文件必须由专人保管,专项存放,并且要存放于干燥通风、安全的地方;

  2、各部门的文件由本部门严格保管,总经理办每季度对各部门文件保管情况进行检查;

  3、任何人不允许在保存文件上乱涂乱画、任意修改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索;

  4、企业统一发放使用的文件,在部门使用时内容如有变动修改,应及时通知总经理办备案。

  1、文件领用者应填写《文件发放、回收记录》,经总经理办负责人审批方可领用;

  2、领用文件因破损无法继续使用,需要重新领用的新文件,旧文件收回,补发新文件即可;领用文件因丢失需要补发的文件,应注明丢失的文件的分发号失效,重新注册新的分发号补发文件,发放部门作好相应的发放签收记录。

  公司对文件的借阅、复制设立一定的授权范畴,借阅、复制有关文件时,应填写《文件借阅、复制记录》,由总经理办主任按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。

  1、所有失效或作废的文件由总经理办从所有发放或使用部门撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废文件的非预期使用;

  2、为某种原因需保留的任何已作废的文件,都要做上适当的标识,与其它文件明显区分;

  3、对要销毁的作废文件,由总经理办填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由办公室授权相关人员销毁,销毁时应由两人监销,保证不丢失、不漏销。 (一)记录表的保存

  1、对于经营过程中使用的记录表,填写要及时、真空、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改,如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,交将该项用单杠划掉;各相关栏目负责人签名不允许空白;

  2、相关记录表如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期,方可有效;

  3、各部门必须把所有记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有的记录要保持清洁,字迹清晰,各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上的记录交质监部保存;

  2、各部门保管的记录表应装订成册,便于检索,需借阅或复制者要经质监部负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》登记备案;

  1、所有超过保存期或因其他特殊情况需要销毁的记录表,必须由质监部负责从各部门撤回,填写《文件销毁记录》,交总经理办审核,报管理者代表批准;

  2、为某种原因需保留的任何已作废的记录表,都要做上适当的标识,与其它文件明显区分;

  3、对要销毁的作废记录表,由总经理办授权相关人员销毁,销毁时应由两人监销,保证不丢失、不漏销。

http://neillarcherroan.com/wenjiankongzhi/321.html
锟斤拷锟斤拷锟斤拷QQ微锟斤拷锟斤拷锟斤拷锟斤拷锟斤拷锟斤拷微锟斤拷
关于我们|联系我们|版权声明|网站地图|
Copyright © 2002-2019 现金彩票 版权所有