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什么是受控文件?

发布时间:2019-06-27 02:12 来源:未知 编辑:admin

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  受控文件在 GB/T19000-2000、GB/T19001-2000以及 GB/T19023-2003等标准中没有明确的定义,这些标准中只提到文件控制的概念,因而关于受控文件的说法各不相同。

  一种观点认为:受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改,对通过其他渠道收集或由特殊渠道提供的外来文件,都可视为非受控文件。

  从 GB/T19023-2003 标准 6.5 条款可知:用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件,不要求对其更改进行控制,对此类文件应作为非受控文件明确标识。由此可见,非受控文件的重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制,其含义有两点:

  其一,对更改进行控制既没有必要,也没有意义。如生产计划、质量月报、与季节有关的作业指导书等,此类文件是有时效性的,到期自动作废,不必回收,更没必要对其内容进行更改控制。

  其二,组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件,组织只能进行标识、分发和控制使用,并及时跟踪相关文件的最新版本。

  GB/19023-2003 标准6.5条款的“注”指出,如果没有对此类文件实施有效的控制,可能会造成作废文件的误用。可见,对非受控文件也必须进行有效控制,以避免作废文件的误用,只是其内容可不实施更改控制。组织对文件的控制体现在许多方面,而不仅仅在于控制其更改,非受控文件并不是不需要进行控制的文件。受控文件的重要特征是组织能够对其内容进行更改控制。

  受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。

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