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文件控制程序的工作程序

发布时间:2019-07-07 14:54 来源:未知 编辑:admin

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  3.1.1 质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写;

  3.2.2 程序文件编号:公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号);

  3.2.4 管理性文件的编号:公司简称–XX(注:编制部门代码,代码表另附)–类别(注:文件不需要分类时,可略)-XX(注:序号,可略)

  本公司文件编号是依据编制部门不同划分的,由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性,准确性,新文件作成前,作者向文件编号管理者申请该文件的编号,不可由文件作者自行编排。

  质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行,以确保文件的有效性和适宜性。

  3.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》,以控制所使用文件的有效性。

  3.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化,数字顺延。

  3.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外(部门外按部门)分类整理。

  3.5.1 各部门发放文件时,应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。

  3.5.3 各部门在收到外来文件时,应在《外来函件收发登记表》上登记,并要求接收人签字确认。

  3.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查,对过时、作废等文件要及时清理、撤换,防止过期文件的使用,保持动态管理。

  3.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理,交由各部门自行处理。

  3.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时,应由文件更改提出人员填写《文件更改单》,说明更改原因,然后将此单提交本部门责任者确认,报品质管理科审核,再上报最高管理层或管理者代表进行审批,方可实施更改。文件确定并经过更改后,需发放、回收,应作相关记录《文件发放/回收登记表》,确保各部门得到的是最新有效文件,并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。

  3.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,换版后原版文件作废,换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。

  3.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章,填写《文件发放/回收登记表》,定期销毁。

  3.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识,以防止误用。

  3.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》(见《质量记录控制程序》),报品质管理科审核,再上报最高管理层或管理者代表批准后,方可实施销毁。

  文件需借阅时,借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》(见《质量记录控制程序》)。

  因外部因素变化或体系改进要求时,文件应予以评审,评审由品质管理科组织。评审引起的文件更改执行GB/T19001:2008/ISO9001:2008中4.6条款。

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