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文件控制是什么

发布时间:2019-07-07 14:54 来源:未知 编辑:admin

  (1)标准条款: “组织应建立并保持一套程序,以控制本标准所要求的所有文件,从而确保: a)文件便于查找; b)对文件进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性; c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位,都可能得到有关文件的现行版本; d)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用; e)由于法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。 所有文保均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责”。 (2)理解要点: 文件控制包括对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等,组织应制定文件化的程序,并依此进行文件管理。 环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件,如手册、程序、作业指导、操作规范、表单、环境法律法规文件等。 组织所建立的文件管理程序,应对以下内容加以规定,并按此执行: ①应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法。 ②对文件定期进行评审,以确认其有效性和适应性。需修订的文件审批应由授权人员执行。—般由原审批人进行审批,以保证文件制定的连续性。 ③确保对环境因素控制和管理起关键作用的岗位,都能得到现行有效的文件,以确保操作者按正确文件进行操作。 ④文件失效后及时将其从原发放部门和使用场所收回,并采取必要的销毁措施,以免继续使用,而导致环境因素的控制失误。 ⑤有些法律性文件失效后还有继续保留必要的,或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁的,对这些文件应进行适当标识与其他文件区别开来、这些文件可包括环境影响评价、环保设施验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。 所有文件都应字迹清楚,注明批准日期,文件修改后应注明修订日期,文件的标识要明确,易于查找。文件要妥善保管,应根据文件的重要程度及其类型,规定制定和修订文件的程序和职责。 文件控制的目的是要组织体系运作有章可循,确保人员操作依循的文件是现行有效的。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上,而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。

  文件控制程序公司技术部负责本程序的贯彻实施,并对各部门文件处置进行监督和指导。文件的分类: a. 按文件来源分:内部文件、外来文件 ;b.按文件类别分:质量体系文件、经营管理性文件(合同、协议相关方文件等)、行政法规性文件、工艺和技术类文件,等;c.按文件受控状态分:受控文件、非受控文件。

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